Tip FORMATE #6: ORDENÁ

Comienza una nueva semana y llegan nuevamente los Tips FORMATE! Un resumen de los 10 consejos y pautas de acción claves que nos dejaron las cuatro organizaciones que estuvieron participando en la Edición 2021 del FORMATE - Encuentro de Profesionalización para OSCS (Vaso de Leche - Asociación Civil, Fundación Empate, Fundación Banco de Alimentos de Córdoba y Fundación Jerome Lejeune Argentina). Consejos de organizaciones, para organizaciones.

Hoy te compartimos el Tip FORMATE #6:

6.- ORDENÁ

Desde una pequeña OSC hasta una de gran estructura, si existe cualquier aspecto que mejore el funcionamiento de la organización, habrá que ponerlo en práctica. El orden es uno de ellos.

Abarca desde la buena gestión del tiempo, hasta la gestión documental, el trabajo por procesos, o incluso el orden físico. Todo ello contribuye a que se pueda desarrollar el trabajo con una sensación de orden interno. De lo contrario, en la medida que vas acumulando tareas no resueltas se multiplica la sensación de ineficacia, ansiedad y cansancio.

En el sistema organizacional hay un lugar disponible para cada parte (persona, función, equipo, departamento o área) y debe ocupar su propio lugar dentro de la organización para generar fuerza y energía como un todo. El orden crea las condiciones necesarias para que el trabajo fluya con dinamismo y efectividad.

Ahora bien, ¿orden en qué?

1.- Orden en los objetivos: Es vital que una organización tenga sus objetivos bien definidos, es decir, su misión, visión y objetivos. Estos deben ser conocidos por todos los miembros y colaboradores de la misma, si los objetivos están definidos se puede avanzar y definir las tareas a realizar. Para más información, te invitamos a revisar nuestro Tip FORMATE #1: DEFINÍ OBJETIVOS REALES Y PLANIFICÁ.

2.- Orden en los servicios: Se trata de ver cuál es la función sistémica de la organización en el mundo exterior. No se trata de cómo hacemos las cosas internamente, sino de cómo nos percibe el mundo exterior: ¿Qué somos nosotros para el mundo exterior? ¿Qué quiere el mundo exterior que seamos ahora, y en el futuro? ¿Qué significa la organización para sus beneficiarios? ¿Y para sus aportantes?

3.- Orden en las distintas funciones: Identificando cuáles son las distintas funciones dentro de la organización, distinguiendo:

1. Las funciones estratégicas, que crean las condiciones para mantener a la organización como un todo con autonomía y le aseguran un lugar en la sociedad. Por ejemplo, las funciones directivas o gerenciales.
2. Las funciones centrales que están relacionadas con las anteriores. Por ejemplo, en una institución de tipo educativa, los docentes; o bien en una que realice la prestación de servicios médicos, los profesionales de la salud, etc.
3. Las funciones que proporcionan información necesaria para llevar a cabo correctamente las funciones básicas. Ejemplo: El área contable confecciona un informe para que la dirección pueda tomar una decisión para la adquisición de un bien necesario para el cumplimiento del objetivo social.
4. Las funciones de soporte para que el resto funcione. Por ejemplo, las funciones correspondientes al área de comunicación, el área de recursos humanos, las funciones de limpieza, etc.

En este sentido resulta sumamente útil la confección del organigrama de la organización. Cuando hablamos de un organigrama, nos referimos a un esquema en el cual se determinan los principales roles que deben ser cubiertos en la organización, y en el cual también se especifican claramente cuáles son las responsabilidades y tareas que deben ser realizadas por cada persona que conforma dicha organización.

En líneas generales, el organigrama es importante para la administración porque permite establecer orden, estructura y organización. Es decir que mediante el organigrama el desempeño de cada colaborador se realiza de manera más ordenada, puesto que se determina de antemano quién es responsable de cada tarea y quién debe llevar a cabo determinada acción.

4.- Orden en las tareas: Cuando desarrolla un proyecto, la gestión del mismo es fundamental a la hora de lograr, no sólo el cumplimiento de los plazos estipulados, sino también un rendimiento óptimo.  Todos los proyectos están compuestos por una serie de tareas que deben realizarse para cumplir con los objetivos. Ordenarlas por prioridades, resulta fundamental.

En este punto, resulta muy conveniente desarrollar la gestión por procesos. La gestión por procesos puede definirse como una forma de enfocar el trabajo, donde se persigue el mejoramiento continuo de las actividades de una organización mediante la identificación, selección, descripción, documentación y mejora continua de los procesos. Toda actividad o secuencia de actividades que se llevan a cabo en las diferentes unidades constituye un proceso y como tal, hay que gestionarlo.

5.- Orden en el espacio: También es indispensable tener capacidad de organizar el espacio de la forma adecuada para poner orden. Trabajar en espacios ordenados y funcionales tiene repercusiones positivas en la actitud que tenemos hacia el trabajo, mejora nuestro bienestar, y esto se traduce en una mayor implicación en la consecución de los objetivos o del cumplimiento de las tareas asignadas, al eliminar distracciones superfluas derivadas de una ineficiente distribución de los espacios y una desordenada disposición de los utensilios y materiales.

Además, una correcta gestión del espacio incrementa la eficiencia y la productividad al contar con entornos de trabajo ordenados y bien distribuidos, donde el acceso a los utensilios y materiales compartidos se rige por unos principios de racionalización y sentido común, en sintonía con el espacio.

6.- Orden en la documentación: Disponer de un archivo estructurado, clasificado y correctamente referenciado supone un gran cambio para cualquier organización. Las ventajas de la gestión de documentos (entendida como controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos) son múltiples.

Por un lado, se consigue un ahorro de dinero, tiempo y espacio. Mantener un archivo correctamente ordenado y referenciado facilita la localización de datos por parte de los colaboradores. Esto implica una mayor eficiencia y eficacia en el trabajo realizado, ya que la búsqueda se realiza de forma rápida y sencilla.

La gestión de archivos consigue evitar la pérdida de documentación y datos. También permiten seguir el control de accesos y de seguridad de los archivos. Así se puede identificar fácilmente quién ha consultado o modificado un elemento, y evitar que personas no autorizadas accedan al fichero. Por último, se puede seguir el ciclo de vida de los documentos, facilitando su destrucción cuando dejan de ser útiles o cuando es requerida por las autoridades.

7.- Orden en las ideas: Para trabajar con eficacia también es indispensable poner en orden las ideas, es decir, tener claridad mental para determinar la meta a las que la organización quiere dirigirse. Del mismo modo, es esencial marcar prioridades entre objetivos ya que no todos tienen la misma importancia. La ausencia de objetivos claros y ordenados impide el trabajo en equipo.

Estos son solo algunos de los aspectos en donde debe trabajarse el orden organizacional, pero no se agotan en sí mismos. Lo fundamental es entender que el orden es una regla obligatoria en toda organización que desea tener éxito, prestar un buen servicio y sostenerse en el tiempo y trabajar en consecuencia.

Te esperamos el próximo lunes con el Tip FORMATE #7!

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