PROBO TIPS: ¿Cómo confeccionar un Acta de reunión o asamblea correctamente y en forma completa?

Los órganos de administración, gobierno y fiscalización de las Asociaciones Civiles y Fundaciones,  deben llevar obligatoriamente un registro escrito de los hechos, deliberaciones y resoluciones acordadas por los mismos. Dicho registro escrito constituye lo que se denomina “Acta”.

Las  actas son un instrumento privado que constituye un medio de prueba de los acuerdos tomados dentro de una entidad y por sus órganos, que hacen plena fe mientras no se pruebe lo contrario.

Ahora bien, ¿cómo se debe confeccionar un Acta correctamente y en forma completa?

Antes que nada, tené en cuenta que las actas deben ser:

- Objetivas.

- Claras.

- Concisas.

- Exhaustivas.

Las mismas deben estar redactadas de forma que alguien que no estaba presente en la reunión o asamblea, pueda comprender las decisiones tomadas.

Al redactar las actas, es importante recordar que se está creando un registro formal y permanente. Las mismas deben proporcionar un registro preciso, equilibrado, imparcial y objetivo de la reunión, además de ser razonablemente concisas.

En cuanto a los requisitos a cumplimentar, primero hay que diferenciar el tipo de entidad para el cual estamos redactando el acta (¿se trata de una Asociación Civil, de una Fundación?).

Segundo, es fundamental diferenciar el tipo de reunión sobre el que estamos redactándola (este es un punto que se encuentra vinculado al anterior). Por ejemplo, en el caso de una Asociación Civil, puede tratarse de una Reunión de Comisión Directiva o de Comisión Revisora de Cuentas o bien, de una Asamblea. En caso de tratarse de una Fundación, será una reunión de Consejo de Administración o del Órgano de Fiscalización, si es que la entidad contara con dicho órgano.

Teniendo estas cuestiones en claro, estaremos en condiciones de avanzar con la redacción del acta propiamente dicha. Los requisitos que la misma debe contener son:

1.- Título: a definir de acuerdo al tipo de entidad y al tipo de reunión.

2.- Lugar de realización: con indicación de la ciudad, departamento y provincia.

3.- Modalidad. Para el caso de las entidades domiciliadas en la jurisdicción de la provincia de Córdoba, deberá indicarse si se trata de una reunión/asamblea presencial o a distancia).

-  En el caso de tratarse de una reunión/asamblea realizada bajo la modalidad presencial: indicación del lugar específico en donde fue realizada (en la sede social o en otro domicilio, con indicación de calle, número y barrio, o los datos individualizantes que correspondieran).

- En el caso de tratarse de una reunión/asamblea realizada bajo la modalidad a distancia: indicación de la plataforma a través de la cual fue realizada (por ejemplo, Zoom, Meet, etc) y datos de acceso.

Para aquellas entidades domiciliadas en otras jurisdicciones, habrá que estar a lo que establezca la normativa en vigencia expedida por el correspondiente organismo de contralor.

4.- Fecha de celebración, con indicación precisa de día, mes y año.

5.- Hora de convocatoria.

6.- Hora de comienzo.

7.- Tipo de reunión/asamblea (¡Ojo! si es una Asamblea, por ejemplo, definir si se trata de una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria).

8.- Denominación de la entidad.

9.- Carácter: en primera o segunda convocatoria, en caso de corresponder.

10.- Cantidad de personas presentes y carácter de las mismas (¡Atención! En caso de tratarse de una Reunión de Comisión Directiva de una Asociación Civil o una Reunión de Consejo de Administración de una Fundación, indicación de los nombres y apellidos de las autoridades presentes y sus cargos) y quorum.

11.- Indicación de quien preside la reunión/asamblea.

12.- Orden del Día. ¡Atención! Sobre este punto, resulta fundamental identificar si, conforme lo establecido en el Estatuto Social o bien en las resoluciones vigentes del organismo de contralor (IPJ en el caso de Córdoba) existen ciertos puntos del Orden del Día, que sí o sí se deben contemplarse y tratarse de acuerdo al tipo de reunión/asamblea.

13.- Síntesis fiel del proceso y deliberaciones producidas sobre los puntos del Orden del Día.

14.- Resoluciones sancionadas, con indicación precisa de la forma de votación en cada caso y el resultado de la votación de cada punto del orden del día tratado, con indicación de votos a favor, en contra, anulados y abstenciones y, en caso de resultar aprobado, indicando la mayoría por la que se aprueba.

15.- Cierre del Acta, precisando la hora de finalización de la reunión/asamblea.

16.- Firmas, de acuerdo a lo que corresponda según el tipo y modalidad de la reunión/asamblea.

Es importante tener en cuenta que no todos los requisitos son carácter obligatorio, pero sí recomendamos incorporarlos para que el Acta sea lo suficientemente completa y autosuficiente.

Por último, y no menos importante, resulta fundamental, por una parte, estar actualizado en cuanto a la normativa vigente en la jurisdicción que corresponda según el domicilio de la entidad y, por otra, conocer en detalle el Estatuto Social y lo que el mismo exige en relación a este y otros puntos vinculados al funcionamiento de la entidad.

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