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Acerca del LEGAJO DE PERSONAL

El LEGAJO DE PERSONAL es un documento que contiene información laboral, legal e impositiva concatenada y continua, acerca de cada uno de los empleados de una organización. Se abre e inicia cuando la persona ingresa efectivamente a dicha organización y se va completando con información y documentación a medida que transcurre la relación laboral, hasta su finalización. Funciona como el "historial" del empleado dentro de esa estructura organizacional.

Dada la información que contiene, resulta fundamental que dicho legajo se mantenga siempre COMPLETO y ACTUALIZADO a fin de evitar situaciones desfavorables ante inspecciones, auditorías, causas judiciales o errores en la gestión cotidiana y a efectos de que sea una herramienta útil y autosuficiente para la toma de decisiones.

El legajo sirve tanto para fines internos (promociones, licencias, vacaciones, etc), como externos (inspecciones, asignaciones familiares, presentaciones judiciales, etc.) y si bien no existe una norma legal que establezca y defina cómo debe hacerse, es necesario que cuente con la siguiente documentación:

  • DOCUMENTACIÓN PERSONAL
  • DOCUMENTACIÓN LEGAL E IMPOSITIVA
  • DOCUMENTACIÓN LABORAL PARA LA GESTIÓN INTERNA

Esta es INFORMACIÓN y DOCUMENTACIÓN que NO puede faltar:

- Fotocopia de DNI.
- Constancia de CUIL.
- Contrato de trabajo (si lo hubiere, por ejemplo en contrato de plazo fijo. No es obligatorio en caso de Contrato por Tiempo Indeterminado).
- Apto Médico del examen preocupacional.
- Constancia de apertura de cuenta bancaria.
- Ficha de empleado (con declaración Jurada de Domicilio actualizada).
- Alta de AFIP del trabajador.
- Alta afiliación del sindicato (si esta en convenio).
- Opción de obra social (en caso de corresponder).
- Afiliación Beneficiarios Obra Social.
- Nota de entrega de credencial de ART.
- Fotocopia Carnet ART.
- Formulario Beneficiarios de su Seguro de vida.
- Formulario 2.61 (Asignaciones Familiares).
- Recibos de sueldo ordenados en forma cronológica (de lo más nuevo a lo más antiguo).
- Constancia de entrega de ropa de trabajo u otros elementos de trabajo (en caso de corresponder, por ejemplo: empleados depósito).
- Constancias de exámenes ocupacionales realizadas en forma periódica.
- Reglamento Interno debidamente suscripto.
- Notificación de vacaciones y otras novedades.
- Sanciones aplicadas (apercibimientos, suspensiones, etc.), ordenados en forma cronológica (de lo más nuevo a lo más antiguo).
- Certificados justificantes de ausencias (certificados médicos, de examen, ente otros).
- Documentación vinculada al distracto de la relación laboral (según corresponda: TCL de renuncia, Carta Documento de despido, Escritura Pública de despido, Acta Ministerio de Trabajo).
- Certificación de Servicios y Remuneraciones.
- Certificado Trabajo Art. 80.

Tené en cuenta que el listado es meramente ejemplificativo, no taxativo y que la organización podrá incorporar otros documentos que considere necesarios, relevantes y útiles, por ejemplo: constancia de título secundario, terciario o universitario, certificaciones de cursos realizados, CV del empleado, descripción del puesto que está cubriendo, manual de procedimiento de dicho puesto, evaluaciones de desempeño, etc.

IMPORTANTE! La información debe ser incorporada en forma CRONOLÓGICA (de lo más nuevo a lo más antiguo), siempre debe encontrarse ACTUALIZADA y los documentos que así lo requieran para su plena validez, deben encontrarse debidamente FIRMADOS por el empleado. Asimismo, se recomienda que la documentación  se encuentre archivada de tal forma que su lectura y análisis sea simple, sencilla y rápida y con bajo riesgo de pérdida o extravío de documental. No resulta recomendable, por ejemplo, usar folios, sino carpetas.

Recordá que el hecho de llevar un Legajo de Personal completo es una herramienta eficaz de planificación y organización de la documentación laboral, lo cual simplifica y optimiza el tiempo de trabajo, facilita la conducción efectiva del personal y contribuye al buen clima laboral. En todos los casos, la información debe ser fácil de consultar cuando se lo requiera, pero a la vez es imprescindible mantener la confidencialidad. 

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