Tip FORMATE #2: PRESUPUESTÁ

Llegó el lunes y llegaron los Tips FORMATE! Un resumen de los 10 consejos y pautas de acción claves que nos dejaron las cuatro organizaciones que estuvieron participando en la Edición 2021 del FORMATE - Encuentro de Profesionalización para OSCS (Vaso de Leche - Asociación Civil, Fundación Empate, Fundación Banco de Alimentos de Córdoba y Fundación Jerome Lejeune Argentina). Consejos de organizaciones, para organizaciones.

Hoy te compartimos el Tip FORMATE #2:

2.- PRESUPUESTÁ

En el Tip FORMATE de la semana pasada, destacábamos la importancia de definir objetivos y planificar a fin de poner en marcha un proyecto u organización social y te decíamos que sin objetivos no hay planificación y sin planificación, no hay proyecto que resulta viable y sustentable en el tiempo.

Ahora bien, ambos pasos tienen que ir de la mano de un tercero: la elaboración de un PRESUPUESTO.

La elaboración de un presupuesto le permite a la organización administrar adecuadamente sus ingresos y egresos, de tal manera de contar con los instrumentos necesarios para alcanzar sus objetivos o metas a corto, mediano y largo plazo.

La principal finalidad de un presupuesto es brindar a la organización un panorama financiero actualizado que facilite la toma de decisiones y fomente el crecimiento de la misma. Además, prepara a dicha organización para hacer frente a los posibles cambios, problemas o vicisitudes que puedan surgir en el tiempo, permitiéndole a sus directivos anticiparse a los mismos.

En términos generales, entonces, se puede decir que el presupuesto es una herramienta empleada por las organizaciones para planificar, coordinar y mantener controladas las acciones que realizarán. Esto con el objetivo de que sus recursos sean invertidos de forma productiva y se eviten gastos que no contribuyan a su crecimiento.

Entre las ventajas que facilitan una adecuada planeación y control económico en las organizaciones se encuentran:

- Mantener informada a la dirección para definir los objetivos de la organización.

- Propiciar la utilización productiva de los recursos de la organización.

- Generar la participación de las diferentes áreas de la organización hacia un mismo objetivo.

- Incentivar la creatividad y el criterio profesional enfocados en el crecimiento de la organización.

- Minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

- Mantener el plan de acciones de la organización dentro de los límites adecuados.

- Ayudar a mejorar la eficacia en las operaciones planteadas para alcanzar las metas.

Por último, te compartimos algunos consejos para elaborar el presupuesto de tu organización:

1.- Conocer los ingresos reales de tu organización.

Antes de que puedas crear un presupuesto, tenés que tener la respuesta a las siguientes preguntas: ¿Se adapta a la realidad? ¿Tu organización está generando recursos, y cuánto? ¿Cuándo recibe esos ingresos? Responder a estas preguntas te permite saber cuántos recursos económicos está gestionando la organización para pagar las cuentas y hacer frente a sus gastos, pagar al personal (si es que lo tuviere) y pensar en acciones para el crecimiento de la organización.

2.- Comprender los gastos de tu organización.

Una vez que sepas cuántos recursos genera tu organización, resulta necesario crear una lista de todos los gastos de la misma. Desglosa los gastos en períodos mensuales e incluye lo siguiente:

 - Todas las obligaciones de cuentas y deudas, cuánto debe pagar cada mes y cuáles son las fechas de vencimiento.

- Objetivos de inversión.

- Gastos de nómina, incluyendo salarios y beneficios.

- Gastos accesorios, como efectivo para gastos menores y desplazamientos.

Si no estás seguro de qué gastos enumerar, elabora un informe de los gastos mensuales de los últimos 3 a 6 meses. Calcula la media de los gastos mensuales de cada categoría para crear estimaciones para el futuro.

3.- Vincular los planes de gastos a las proyecciones de ingresos.

Durante la revisión de los gastos de la organización, resulta fundamental tomarse el tiempo necesario para considerar si los mismos son necesarios e importantes. Es posible que puedas reducir algunos gastos para ahorrar dinero. En algunos casos, puede ser necesario pasar los gastos de una categoría a otra.

4.- Crear un documento presupuestario al que se pueda hacer referencia.

Una vez que ajustes el presupuesto de tu organización según las metas deseadas, es hora de elaborar un plan por escrito. Como mínimo, el plan debe incluir lo siguiente:

- Previsiones de ingresos desglosadas en períodos razonables.

- Dividir los gastos en períodos que tengan sentido para la organización.

- Cuánto espera gastar la organización en varias categorías.

- Comparar los números del último mes (o del último período), incluyendo los ingresos y gastos esperados (para cada categoría), y su análisis correspondiente.

5.- Compartir el presupuesto con el equipo y fomentar la responsabilidad.

Dentro de lo razonable, resulta importante compartir las cifras presupuestarias con el equipo que forme parte de la organización. Como mínimo, los responsables de las distintas áreas necesitan conocer sus presupuestos para poder tomar decisiones para controlar los gastos de forma adecuada a medida que progresan en la organización.

6.- Revisar y ajustar el presupuesto periódicamente.

Un presupuesto es un documento en evolución. Tu organización está en constante crecimiento y cambio, lo que significa que los recursos que entran y salen no están congelado. Reservá tiempo para revisar tu presupuesto al menos una vez por trimestre para que puedas realizar cambios para fomentar el crecimiento organizacional.

Cuanto mayor sea la información, más acertado será el diagnóstico que realicemos y mejor se adaptarán los ejes a nuestro plan de acción. Por lo tanto, la etapa de ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO es FUNDAMENTAL porque permite una buena administración de recursos, dando claridad en cada etapa sobre qué y cómo se quiere lograr. 

Te esperamos el próximo lunes con el Tip FORMATE #3!

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